Le fichier Client peut être alimenté de 4 façons différentes :
- Création d’une fiche Client directement en caisse
- Création dans l’administration de Clictill
- Importation à partir d’un fichier Excel ou CSV
- Création directe par l’appel d’un WebService
Dans ce chapitre, nous traiterons de la recherche et création des clients à partir de l’administration de Clictill (Back office), ainsi que du descriptif détaillé de la fiche client. Pour les autres méthodes de création, merci de vous reporter aux documents correspondants.
- Accès au menu Client, modification et création de fiche client
- Descriptif détaillé de la fiche client :
Accès au menu Client, modification et création de fiche client
Pour rechercher une fiche client, dans le back office, aller dans le menu « Clients » puis Clients dans le menu déroulant.
Rechercher un client
En arrivant dans le menu, par défaut la liste est vide. Il est possible de rechercher des clients sur les trois champs suivants : « Nom / Prénom », « Code client » et « N° Carte de fidélité ». Pour afficher toutes les possibilités de filtres cliquez sur le bouton « Rechercher » comme ci-dessous :
Voici toutes les possibilités de filtres sur les fiches clients :
Renseigner les filtres souhaités et cliquer sur le bouton
en haut à droite pour lancer la recherche. Pour afficher tous les clients il suffit de cliquer sur le bouton Rechercher sans avoir mis aucun filtre. Les clients correspondants à la recherche s’affichent comme ci-dessous.
Consulter/Modifier un client
Pour consulter ou modifier une fiche client, il suffit de cliquer sur la ligne souhaitée et la fiche en question s’ouvre. Vous pouvez alors naviguer dans les différents onglets (voir plus bas pour le descriptif détaillé de chacun des onglets) pour consulter toutes les informations ou les modifier si besoin. En cas de modification bien penser à enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton VALIDER
Créer/Supprimer un client
En haut à gauche de l’écran, on retrouve trois icônes permettant d’imprimer la liste des clients affichées, de créer un client ou de supprimer une sélection.
Pour créer un nouveau client, il faut cliquer sur le petit pictogramme
Une fiche vierge s’ouvre comme ci-dessous et il vous suffit de renseigner les champs souhaités. Par défaut, le champ Code Client est déjà renseigné et est non modifiable, il est généré par Clictill. Seul le nom de famille est obligatoire, la saisie de tous les autres champs est optionnelle.
Il est également possible de supprimer un ou plusieurs clients. Pour cela il suffit de le ou les sélectionner dans la liste en cochant la petite case au début de la ligne.
Puis de cliquer sur le pictogramme :
Clictill vous avertit avec le message ci-dessous :
Si vous cliquez sur « Confirmer » les clients sont supprimés sauf s’ils ont déjà un historique de ventes. En effet, il est impossible de supprimer des clients rattachés à des transactions. Dans ce cas les fiches concernées passent en statut « inactif ».
Descriptif détaillé de la fiche client :
La fiche client se compose de 7 onglets.
- Principal : Nom et coordonnées du client
- Adresses secondaires : Pour stocker d’éventuelles autres adresses
- Divers : Informations générales sur le client
- Auxiliaires : Regroupe les éventuels champs auxiliaires statistiques paramétrables
- Fidélité/abonnement : Informations concernant sa carte de fidélité et d’abonnement
- Historique : Historique des ventes
- Suivi du compte : Suivi des mouvements et solde d’avoir, d’en compte, d’acompte…
- Suivi des campagnes : Suivi des campagnes Marketing
Onglet Principal
Remarque : Les champs obligatoires sont précédés d’une petite barre verticale verte.
- Code client : Le code client est attribué automatiquement par Clictill. Non modifiable.
- Codes Externes : Le code externe permet, si vous souhaitez vous interfacer avec un système externe tel un site web ou un ERP, de définir l’identifiant du client dans ce système. Cette information facilite les échanges entre ces systèmes.
- Type de client : Deux valeurs possibles :
- Particulier. Dans ce cas, les tarifs affichés sur le ticket seront exprimés en TTC.
- Professionnel. Les tarifs seront alors exprimés en Hors Taxe.
- Générer la facture automatiquement : Même si l’option n’est pas cochée il est quand même possible de générer une facture manuellement depuis la caisse.
- Société : Nom de la société du client
- Fonction : Fonction du contact
- N° TVA : N° de TVA de l’entreprise
- SIRET : N° de SIRET de l’entreprise. Il existe une option (dans Paramètres/Boutiques) permettant de renseigner automatiquement le N° de TVA du client à partir de son Siret si celui est valide.
- Naf : code NAF de l’entreprise
- Adresses 1, 2 et 3) : lignes d’adresse
- Code Postal : Code postal
- Ville : Ville
- Mail : Adresse mail
- Mobile : Téléphone portable
- Tel fixe : Téléphone fixe du client
Vous pouvez saisir les coordonnées du client en bas de la fiche. A droite, la partie « Acceptation », en lien avec la loi RGPD (relative à la protection des données personnelles), permet de préciser si le client accepte de nous communiquer ses informations : adresse postale, adresse mail et numéro de téléphone.
Les flags d’acceptation permettent de savoir si le client a accepté que l’on communique avec lui par ce bais et à quelle date.
Pour redemander une information (erronée par exemple), cochez « Redemander en caisse ». Lors de la prochaine vente, Clictill demandera de vérifier la ou les informations du client :
Onglet Adresses
Permet d’ajouter d’éventuelles autres adresses (résidence secondaire, adresse de livraison, …) :
Onglet Divers
- Actif : Oui ou Non, par défaut toujours à Oui
- Statut : Permet d’affecter le client à un statut. Ce dernier peut être ensuite utilisé comme critère de sélection ou des certaines analyses. Les différentes valeurs possibles sont paramétrables dans le Menu Clients/Statuts
- Famille : Permet d’affecter le client à une famille. Cette dernière peut être ensuite utilisé comme critère de sélection ou des certaines analyses. Les différentes valeurs possibles sont paramétrables dans le Menu Clients/Familles
- Informations client : Note libre concernant le client.
- Code Tarif : Il est possible de rattacher le client à un code tarif particulier. Les différentes valeurs possibles sont paramétrables dans le menu Paramètres/Codes Tarifs
- Zone de Taxe : Rattache le client à une Zone de taxe. (Généralement utilisé aux Etats unis.)
- Pris en compte dans la promotion : Utile pour exclure certains clients des promotions appliquées
- Vente Export : Si le client est concerné par les ventes à l’export non soumis au paiement de la TVA
- Champs cible : Ces champs sont libres et permettent de regrouper des clients.
Exemple : Une boutique de meubles met en place une promotion sur du mobilier de jardin. Dans l’exemple ci-dessus, on voit que le client vit en maison et possède un jardin. Il est donc potentiellement intéressé par l’offre.
Onglet Auxiliaires
Les champs auxiliaires sont des champs à paramétrer (Dans Paramètres/Gestion des POS Flags et Auxiliaires), utilisés notamment à des fins statistiques.
Onglet Fidélité/Abonnement
Les informations sur la carte de fidélité et d’abonnement du client sont centralisées sur cet onglet. Bien qu’il soit possible d’affecter un client à un programme de fidélité ou de lui remettre une carte d’abonnement depuis cet onglet, la plupart du temps ce sont des opérations qui seront réalisées depuis la caisse. (voir documentations annexes).
- N° Carte de fidélité : Si vous remettez une carte physique au client et que cette dernière est numérotée (n° ou code barre), alors il sera stocké dans ce champ. Il est ensuite possible, en caisse, de scanner ou saisir directement le n° de la carte pour rappeler le client.
- Abonnement / Nom Carte / Date d’expiration : Vous pouvez voir si le client dispose d’un abonnement actif et voir la date d’expiration de cet abonnement. (Voir documentation Gestion des cartes d’abonnements).
- Fidélité / Carte activée : Vous pouvez voir si le client fait partie d’un programme de fidélité. Vous pouvez aussi ajouter un client à un programme de fidélité si celui-ci est gratuit (Voir documentation Gestion des programmes de fidélité).
- Nombre de points : Solde de points fidélité actuel du client
- Seuil de déclenchement : Indique le nombre de points à atteindre avant de pourvoir bénéficier des points.
- A atteindre avant le : Date avant laquelle le seuil doit être atteint (en cas d’expiration des points).
- Historique : Affiche le décompte et l’acquisition des points. Pour chaque vente ou utilisation de points, les transactions et le solde de points sont tracées dans ce tableau. Vous pouvez manuellement supprimer ou ajouter des points.
Onglet Historique
Il s’agit de l’historique des ventes du client. Avec la barre de recherche en haut, vous pouvez rechercher une vente via le n° de ticket, la boutique qui a fait la vente ou un code vendeur. Une plage de dates permet de filtrer plus précisément.
Lorsque vous avez retrouvé la ou les ventes, la flèche « Détails » donne toutes les informations : Références, vendeur, magasin, montants et modes de paiement.
Onglet Suivi du compte
Permet de suivre les mouvements et soldes des modes de paiements paramétrés pour être « Géré en fiche client » (voir Documentation Paramétrages des modes de Paiement). Généralement utilisé pour les avoirs, acomptes, et « en compte ».
