Le mode de paiement « compte client » (ou « en compte ») permet aux clients de ne pas régler immédiatement leurs achats. Cela concerne généralement les professionnels qui règlent par exemple en fin de mois. Le montant de l’encours est suivi dans la fiche client.
Clictill permet de contrôler l’encours par client, on peut choisir :
- de ne pas contrôler l’utilisation
- de contrôler le montant maximum autorisé avant d’accepter la transaction
- de bloquer le client sans contrôle du montant
Le paramétrage
Le mode de paiement ‘En compte’
La gestion de l’encours n’est pas activée par défaut. Pour ce faire, il faut aller dans l’Administration :
Paramètres > Modes de paiement > Autres > Compte client
Cliquer sur le mode de paiement pour ouvrir ses paramètres, et cocher tout en bas à gauche « Contrôler dans la gestion de l’en-cours »
Aller dans l’Administration :
Paramètres > Clients > Clients
Rechercher le client concerné et aller dans l’onglet « Divers » de la fiche
On retrouve ici les différentes options possibles :
- Cocher « Contrôler » si on souhaite contrôler l’encours de ce client, puis saisir dans le champ le montant maximum de l’encours autorisé. Ici le paiement en compte est accepté dans la limite du montant saisi.
- Cocher « Ne pas contrôler » pour retirer le contrôle, dans ce cas le paiement en compte est accepté sur toutes les transactions. Il n’y a pas de suivi.
- Cocher « Bloquer » pour interdire le paiement en compte dans ce cas l’utilisation du paiement en compte n’est pas possible.
On peut également renseigner des conditions de règlement par défaut avec une échéance et un mode de paiement. Cela ne concerne pas directement l’encours mais permet de savoir comment le client est censé solder son encours.
Dans l’exemple ci-dessous, ce client règle par virement, sous 30 jours.
Pour définir des échéances, aller dans l’Administration > Paramètres > Modes d’échéance
NB : Ces informations de fiche client peuvent être saisies manuellement mais également importées via les webservices (dans le cas d’interfaces avec un ERP ou un site Web par exemple).
Caisse : Paiement en compte / Règlement du compte
Le paiement en compte
Faire une vente ou une livraison de commande de habituelle, puis choisir le mode de règlement « Mise en compte » (le libellé peut être différent selon le paramétrage du mode de paiement)
Contrôle de l’encours
Le contrôle se lance au moment du clic sur le bouton « Total » après avoir inséré tous les articles et avant d’arriver sur les modes de paiement. Il est effectué de la manière suivante :
Si le montant actuel de l’encours, additionné au montant total du ticket en cours est inférieur au montant maximum autorisé, alors la transaction continue comme habituellement.
Si par contre, le montant actuel de l’encours additionné au montant total du ticket en cours est supérieur au montant maximum autorisé alors la fenêtre ci-dessous s’affiche automatiquement et affiche les détails du calcul :
Dans ce cas deux possibilités :
- Soit on peut fermer la fenêtre, le mode de paiement concerné sera grisé et inutilisable. On peut indiquer au client que le solde de l’en cours dépasse le seuil autorisé et lui proposer de régler avec un autre mode de paiement
- Soit on peut cliquer sur le bouton « forcer » qui permet d’outrepasser le blocage et d’accepter malgré tout le paiement en compte. Bien entendu, seul un utilisateur habilité pourra effectuer cette opération en saisissant son login et son mot de passe.
Pour donner le droit à un utilisateur d’outrepasser le blocage, aller dans l’Administration > Paramètres > Profils utilisateurs. Choisir le profil concerné puis cocher la case ci-dessous :
Visualisation de l’encours
Pour visualiser le montant de l’encours, aller dans l’onglet « Suivi du compte » de la fiche client. On a accès au montant du solde (ici le client doit 1275.55€) et aux détails des différents mouvements.
NB : le montant du compte s’affiche également en bas à gauche de l’écran de caisse quand on saisit le client :
Règlement du compte (solder l’encours)
Pour solder l’encours, afin de gagner du temps (éviter de passer par un échange de modes de règlement), un bouton « Règlement compte » est disponible dans les Fonctions caisse. Sinon l’ajouter en passant par le bouton « paramétrer l’écran de caisse ».
– Identifier le client en caisse
– Cliquer sur le bouton « Règlement compte »
– Saisir le montant à régler, puis Valider.
Les modes de paiement s’affichent. Sélectionner le mode de paiement utilisé par le client pour régler son encours.
Dans cet exemple, le client règle 1000€ par virement.
Exemple de facture du règlement :
